Qu’est-ce qu’un bon ordre du jour pour les rencontres de copropriété?

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Assemblées générales

Un immeuble en copropriété demande plus de gestion qu’une maison individuelle. En effet, chaque occupant partage la propriété des parties communes de l’immeuble avec tous les autres copropriétaires, grâce au système de quotes-parts.

Cela signifie que l’ensemble des copropriétaires est impliqué dans la gestion de l’immeuble. Puisqu’il est impossible pour tous de se réunir chaque fois qu’une décision s’impose, les copropriétaires confient la gestion de l’immeuble au syndicat de copropriété. Celui-ci est responsable au quotidien des tâches administratives, ce qui simplifie le processus de prise de décision.

Toutefois, une fois par an, le syndicat est tenu de faire un rapport de ses activités et de consulter l’ensemble des copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. Cette assemblée est le moment de faire le point sur les états financiers de la copropriété et permet de transmettre des informations importantes aux copropriétaires.

L’importance de l’ordre du jour

L’ordre du jour est un document essentiel pour tenir une assemblée générale réussie. Ce dernier permet de s’entendre sur les points importants qui doivent être discutés en assemblée et il assure un bon déroulement de la réunion.

Un ordre du jour adéquat doit spécifier le cadre de l’assemblée (ouverture, quorum, acceptation de l’ordre du jour), puis énumérer les points qui seront soumis à la discussion.

D’abord, le syndicat doit présenter les états financiers de la copropriété et doit produire un rapport du dernier exercice financier. Il doit aussi soumettre le budget de l’année à venir pour approbation. Les copropriétaires ne sont pas impliqués dans l’élaboration du budget, puisque c’est la responsabilité du syndicat, et le budget n’est présenté qu’à des fins consultatives. Si l’assemblée des copropriétaires est en désaccord avec le budget, son seul recours est de ne pas réélire les membres du conseil d’administration qui l’ont élaboré.

Ensuite, un bon ordre du jour prévoit l’élection des membres du conseil d’administration pour l’année suivante. L’assemblée prend connaissance des candidats et vote. Le conseil d’administration peut être composé des mêmes individus d’une année à l’autre, ou être modifié.

L’assemblée générale peut aussi servir à consulter les copropriétaires au sujet du renouvellement de certains contrats ou au sujet d’autres préoccupations touchant l’ensemble des copropriétaires (décisions concernant les parties communes, modifications au règlement de copropriété, etc.).

S’ajuster aux préoccupations des copropriétaires

Pour s’assurer que toute personne concernée soit présente à l’assemblée, le conseil d’administration doit faire parvenir un avis de convocation à tous les copropriétaires (généralement un mois avant la tenue de l’assemblée), et leur communiquer l’ordre du jour au moins dix jours avant l’assemblée.

Les copropriétaires ont alors la possibilité de faire une demande officielle au conseil pour faire ajouter des sujets qui les préoccupent sous la section varia de l’ordre du jour.

Documents supplémentaires sur la copropriété

Finalement, une assemblée annuelle réussie comprend la remise de documents importants aux copropriétaires. Parmi ceux-ci, on retrouve entre autres tous les rapports pertinents pour aider les copropriétaires à comprendre les états financiers, toute modification suggérée à la déclaration de copropriété, ainsi que les informations pertinentes concernant les contrats accordés et les travaux à venir.

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